La proroga o rinegoziazione di un contratto pubblico, in deroga al principio generale dell'evidenza pubblica, costituisce un'eccezione che deve essere adeguatamente motivata dall'amministrazione sulla base di un'approfondita istruttoria, volta a dimostrare la convenienza di tale scelta rispetto ad altre soluzioni alternative, come l'indizione di una nuova gara o l'adesione a una nuova convenzione Consip. In particolare, l'amministrazione deve dare conto di aver valutato autonomamente l'esistenza di significativi miglioramenti in termini di efficienza energetica e di risparmi, nonché la congruità della durata della proroga rispetto agli investimenti previsti, senza limitarsi a recepire le richieste del gestore uscente. La mancanza di una motivazione adeguata e di un'istruttoria approfondita comporta l'illegittimità della proroga o rinegoziazione del contratto, in quanto tale scelta deve essere sorretta da una valutazione comparativa che dimostri la convenienza per l'amministrazione di mantenere il rapporto con il precedente contraente, anziché ricorrere ad una nuova procedura di evidenza pubblica.