Il diritto di accesso agli atti amministrativi è un diritto soggettivo perfetto, che può essere esercitato da chiunque vi abbia un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso. L'Amministrazione è tenuta a consentire l'accesso agli atti e ai documenti effettivamente formati e detenuti, in quanto non può essere obbligata a produrre atti o documenti inesistenti o non più in suo possesso. Tuttavia, il diniego di accesso deve essere adeguatamente motivato e può essere superato qualora l'interesse del richiedente all'accesso risulti prevalente rispetto alle esigenze di riservatezza o di segretezza invocate dall'Amministrazione, in particolare quando l'accesso sia necessario per la tutela di posizioni giuridiche soggettive del richiedente direttamente coinvolto nel procedimento. In tali casi, l'Amministrazione è tenuta a consentire l'accesso, previa eventuale autorizzazione delle autorità competenti, ove necessaria per la condivisione di documenti classificati come riservati o sensibili.