Il provvedimento amministrativo di diniego o di improcedibilità di un'istanza presentata da un privato deve essere adeguatamente motivato, nel rispetto del principio di trasparenza e del diritto di difesa dell'interessato. Pertanto, l'amministrazione è tenuta a valutare compiutamente le ragioni e le argomentazioni addotte dal privato a sostegno della propria richiesta, non potendosi limitare a un mero richiamo formale a precedenti provvedimenti o a disposizioni normative. Inoltre, l'amministrazione deve verificare la correttezza della procedura seguita dal privato, senza poter dichiarare l'improcedibilità dell'istanza per meri vizi formali, ove sia comunque possibile una regolarizzazione o integrazione della domanda. In caso di diniego o improcedibilità, l'amministrazione è tenuta a indicare in modo chiaro e puntuale le ragioni di fatto e di diritto poste a fondamento del provvedimento, al fine di consentire all'interessato di comprendere le motivazioni della decisione e di esercitare adeguatamente il proprio diritto di difesa. Il mancato rispetto di tali principi comporta l'illegittimità del provvedimento amministrativo impugnato.