L'iscrizione di riserve in un contratto di appalto pubblico deve avvenire, a pena di decadenza, nel primo atto contabile successivo all'insorgenza del fatto lesivo, qualora la sua portata negativa sia già percepibile in quel momento; ove invece l'incidenza negativa non sia immediatamente percepibile, è ammessa l'iscrizione al momento della cessazione del fatto. L'onere di riserva assolve alla funzione di consentire la tempestiva e costante evidenza di tutti i fattori che siano oggetto di contrastanti valutazioni tra le parti e perciò suscettibili di aggravare il compenso complessivo, ivi comprese le pretese di natura risarcitoria. Pertanto, l'appaltatore è tenuto a iscrivere la riserva nel primo documento contabile equipollente successivo all'insorgenza del fatto, quali il verbale di sospensione o quello di ripresa lavori, stati di avanzamento o ordini di servizio, salvo reiterare la riserva nel registro di contabilità. Nei pubblici appalti, l'impresa deve inserire una riserva nella contabilità contestualmente all'insorgenza e percezione del fatto dannoso; in particolare, in relazione ai fatti produttivi di danno continuativo, la riserva va iscritta contestualmente o immediatamente dopo l'insorgenza del fatto lesivo, percepibile con la normale diligenza, mentre il "quantum" può essere successivamente indicato. Ne consegue che, ove l'appaltatore non abbia la necessità di attendere la concreta esecuzione dei lavori per avere consapevolezza del preteso maggior onere che tale fatto dannoso comporta, è tardiva la riserva formulata solo nel s.a.l. successivo.